Conservazione a norma dei documenti amministrativi digitali

I documenti fiscali possono essere conservati anche in modalità elettronica

I documenti fiscali possono essere conservati sia in modalità cartacea anche detta analogica che in modalità informatica detta anche elettronica.

A decorrere dal 06/06/2014 per le operazioni effettuate nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie Fiscali e degli Enti nazionali previdenziali ed assicurativi e dal 31/03/2015 nei confronti delle Amministrazioni Pubbliche e Locali, la modalità elettronica è divenuta obbligatoria, in particolare per l’emissione e la conservazione delle fatture elettroniche emesse alla Pubblica Amministrazione.

Il Dm 17/06/2014 dispone quanto segue:

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:

a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita’;

b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

699Analizzando nel dettaglio la fatturazione elettronica, la circolare n.18 del 24/06/2014 emessa dall’Agenzia delle Entrate, fornisce i requisiti della fattura elettronica:

– Autenticità dell’origine. Con l’espressione “autenticità dell’origine” si intende che l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi. Sul punto, le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell’autenticità dell’origine di una fattura è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore che per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono assicurare l’autenticità dell’origine indipendentemente l’uno dall’altro.

– Integrità del contenuto. Con l’espressione “integrità del contenuto” si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell’integrità del contenuto di una fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore sia per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono scegliere il modo in cui ottemperare a tale obbligo indipendentemente l’uno dall’altro ovvero congiuntamente, per esempio, attraverso una delle tecnologie di cui si dirà oltre. A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (p.e. da MS word ad XML). Ciò consente al destinatario o al prestatore di servizi che agisce per suo conto, di convertire o di presentare in un modo diverso i dati elettronici per adattarli al proprio sistema informatico o per tenere conto dei cambiamenti tecnologici che si verificano nel corso del tempo.

– Leggibilità. Con l’espressione “leggibilità” si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE, secondo cui la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se:

• il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa;

• è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Con riferimento a tale requisito è utile sottolineare e rappresentare che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, prescrivendo il legislatore esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l’uomo.

Per la conservazione elettronica dei documenti l’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 81/E/2015 dispone:

1. il soggetto che emette/riceve le fatture elettroniche può conservare le stesse in Italia ovvero all’estero, in Stati con i quali esiste uno strumento giuridico che disciplina la reciproca assistenza;

2. l’effettuazione della conservazione elettronica nell’anno di riferimento va comunicata tramite il mod. UNICO;

3. in caso di controlli/verifiche è obbligatorio rendere leggibili ed accessibili i documenti sia dalla sede di svolgimento dell’attività sia dal diverso luogo in cui gli stessi sono collocati, previa dichiarazione ex art. 35, D.P.R. n. 633/72.

4. In riferimento al luogo di conservazione dei documenti, si precisa che qualora l’effettuazione della conservazione sia tenuta da soggetti terzi, (ossia ne il contribuente ne il depositario delle scritture contabili), tale opzione va comunicata esclusivamente nel modello Unico.

Pertanto il contribuente, se per l’anno di imposta 2014, ha emesso fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione, è tenuto a comunicare la conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nel modello Unico dell’anno di riferimento., nel modello Unico 2015, nel quadro RS.

Paolo D’Arienzo

Consulente del Lavoro

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